這篇要來跟各位聊聊到了展覽期間，一個活動負責人在做些甚麼。

假設展覽參觀時間是AM.9:00 - PM.5:00，通常開展第一天的早上，展覽館可以讓廠商提前一小時入場，也就是早上8:00廠商進場，可能考量前一天場佈有的廠商還沒弄完而有此設置，因為第二天之後，就會是展前半小時廠商才可以入場。不管如何，開展那天早上8:00廠商入場，我通常會在六點多就出門，7:50抵達展覽館，有幾次是7:30就到。那麼早到又不能進去，幹嘛那麼早去呢？因為不匆不忙，可以調整一個適當的tempo，你可以從容地將早餐吃完，然後準備一天的戰鬥。

【開展前 30 分鐘到 1 小時】

• 動態展品開機、靜態展品放置到位

以南港展覽館為例，第一天開展八點廠商入場，通常行銷人員 (自己) 與 AE/FAE設定8:00在攤位內，而站展的業務人員8:30 抵達。8:00至8:30之間我們做什麼事情呢？AE/FAE就負責各套Demo kit的開機，如果前一天還沒架設完成的，就趕緊架設。

• 準備名片、文具、問卷、飲用水

而行銷人員此時就是將業務名片、各區域要擺放的型錄、DM等擺放到位，贈品也放置適當的數量到Information Desk詢問處，問卷夾放到手寫板上，原字筆、釘書機、釘書針也放置到詢問處的桌面來。再來就是搬出一箱工作人員的飲用水，放到詢問處的桌下/腳邊，同時擺上一支麥克筆，當同仁抵達時，告知他們這天的飲用水在這裡取用，並提醒他們在瓶身寫上名字。

• 攤位清潔：

第二天後的每天早上一到，就是要將所有遮蔽展品的遮布摺疊收起，統一放置到儲藏室；如果你們公司的攤位有設置洽談區，也就是一個桌子四張椅子那種提供客人與業務洽談事情的休息區域，那塊的桌面大多承租來的是玻璃桌面，活動的每天早晨，要記得用濕布與乾布擦拭桌面才能保持亮潔。這部份你可以於早晨請同仁幫忙。以及協助前一天展覽後垃圾桶的垃圾丟棄。以及使用乾淨的油漆刷子清理檯面與展品上的粉塵，用拭淨布清除平板或螢幕上的指紋。

• 儲藏室的整理

另外，儲藏室裡的物資擺放整齊，通常在儲藏室內請攤位設計商製作兩個可以擺放包包與物品的層板，以及提供衣服掛勾。在外頭詢問處的檯面上不要出現杯子飲料等罐子，請同仁收到檯面下或儲藏室內。

• Booth Manager安排各區人力、宣告每日目標數字、站展人員簽到

再來就是Booth Manager要知道每天Leads蒐集的目標數量，然後將當天的目標數量切割劃分給站展人員去達成，當天要去盯緊總目標是否達成。各區域的人力調配好後，Booth Manager統一時間集合這群人，告知每位同仁要負責的區域，甚至精神喊話一下。

另外，Booth Manager雖然是業務人員，但得在8:25左右就抵達，他要協助當天所有站展人員的點名與簽到，聯絡尚未到的同仁等。並且根據攤位平面圖，分派當天各區域站展的人力，比方A業務最會某某產品，而某某產品這次展示在C區，那麼就安排A業務站在C區。

• 新展品的再次解說

如果你們這次的展出有超級新品，新到活動前的Preshow Training都還不太足夠，需要在現場再次提醒的話，此時要趕緊把握開展前的這段時間，業務人員要趕緊在這時候集合，了解該套展品的特點與應用等。

【開展期間】

• 文宣品、贈品補充、問卷檢查、場地維護

展出期間，除了要隨時注意各區域的文宣品是否需要補充、協助業務人員贈品的給予，文宣品與贈品的裝袋等。再來就是問卷的蒐集，業務洽談後填寫回來的問卷，行銷人員協助檢查問卷內容是否填寫完整，如果發現填寫資料有缺的地方，立馬詢問該名業務，因為事後再來詢問的話，業務會說見過那麼多人、時間久了忘了。

• 媒體接待、媒體採訪

如果只是媒體來拜訪，那麼可以跟記者聊聊，順道了解市場並了解這次媒體對該展的觀點；倘若你有安排媒體採訪，那麼記得保留洽談區某時段的淨空，與受訪者和採訪者約定好時間，於洽談區進行媒體採訪，採訪過程中你需要陪訪，採訪過後提供伴手禮致謝。然後受訪者可以邀記者在攤位內參觀，並邊參觀邊解說，平面媒體的話會拍照。

但如果是電視媒體的話，通常不會事前知道，往往很臨時，可能5-10分鐘前你才知道電視媒體想要採訪你們家，這時你要趕緊先找到攤位內目前最適合電視訪問的對象，受訪者考量的點包含：職銜、對展出的了解、口條等。並且和該位受訪者溝通電視採訪的重點、先幫對方提醒幾個回答的重點，而且要強調長話短說、講話速度不要太慢、講重點，因電視新聞擷取受訪者的話語只會幾秒鐘。另外，要趕緊挑一套最吸睛的動態展品來主打介紹，這時要考量的是甚麼東西最吸睛、有趣，而不是哪套最專業、你最想推。

為什麼電視會來採訪？有幾個吸引的重點：首先，如果你是業界知名廠商，至少上市櫃的機會比較大；其次，你們攤位內這次展出的動態展品，要有很吸睛、大眾一看就懂或覺得有趣的展品，這時就會有新聞畫面可拍，電視新聞最著重畫面是否生動有趣和好看，如果你有兩套以上都是這樣的原則，那你們家的畫面就多了。再來，就是你與展覽主辦單位之間的關係如何、你這次買的攤位有多大，假設非凡新聞今天要出一個自動化展的專題報導，展覽主辦單位會幫媒體安排幾家受訪的廠商，通常會找個兩三家，除了大廠之外，倘若在眾多的上市櫃公司中要怎麼出頭，關係與攤位大小就是考量要點；最後，就是自己媒體購買了，但真的非常貴，不是幾萬塊就有。

• 市場資訊蒐集

展覽期間，你要抽空抓時間去看其它攤位，但不是讓你花很多時間去閒逛放鬆，而是看到不錯的攤位裝潢、文案用字遣詞與溝通方式可以去拍照下來。另外，競爭對手的攤位也拍一拍，展品也去了解一下它們展出什麼東西，市場上大多有什麼新技術或主題的使用。這些資料回來後可以作為結案報告Market Intelligent的素材，也可做為未來參展時的參考依據之一。

• 照片/影片拍攝取向

很多人對行銷工作，就單純到只認為不就是在現場拍拍照這樣嗎？至少我周邊看到有些人是這樣認知。但我得說，拍照只是所有事情裡面最微乎其微的一環，拍照不只是有拍就好，我往往會希望拍到好看的畫面 (這裡不細談，因為會扯到攝影的構圖等)，拍照，不只是為了做報告，當你攝影的一些內容程為其他行銷事物的素材時，可以被再次利用，這個很有價值。

就很像，我這張圖是否可以做為媒體曝光的素材之一，這張圖是否可以下次拿來當某產品宣傳影片裡的一個cut，即便未來沒有使用到，但拍的當下都還是得用心去想這件事情。有關展覽活動的照片拍攝內容，包含了下述：攤位淨空 (含儲藏室) 各角度、攤位人潮、媒體採訪、展覽期間的攤位內活動 (如果有活動的話)、展品、競品與其攤位。

• 訂購每日便當

每天早上還沒開展前，幾乎三不五時就會有便當廠商到你的攤位丟個便當DM就閃人，一整天可以收到一大疊的便當DM。大約早上九點多的時候，你就可以從這一大疊便當DM中，挑選看起來不錯的便當來訂購，統計你當天上午的站展人數，口味你只要選擇兩三種就好，再讓同仁選，不要每種口味都給大家選，這樣到時候會造成訂購者的困擾。傳統便當、港式燒臘、甚至泰式/越南口味、咖哩口味等都有，經驗上往往看起來不錯，但實際上還好，量不是很多。

挑選便當的時候，記得DM上要選擇有地址的廠商，有的只會有電話，這樣也不知道是否有實體店面，如果不幸吃有問題的時候，至少求償有所。在中午時間，便當業者會打電話給訂購便當的同仁，說明在哪個出入口提領便當，往往在後門，或是側門。提領便當的時候，最好找一兩個力壯的男性同仁幫忙，並請記得拿收據。便當拿到攤位後，就可以請Booth Manager安排不同的用餐班次，他會看現場同仁與攤位內的狀況，請同仁分批去用餐。

• 展覽營業時間截止時

1. 當日問卷整理：Booth Manager整理當日問卷，先將無效問卷剔除，然後再將有效問卷於右上角編號，放置到問卷收納袋中。隔天收集到的問卷也是如此，只是編號順序承接前一天的最後一個號碼。我通常會在問卷收納袋外頭用立貼寫上這是第幾天的問卷、號碼幾號到幾號、總共幾張。這麼做可以快速掌握這一袋問卷的狀況，因為隨時會有人問你：今天Leads狀況如何？你就可以立即應答。
2. 遮佈覆蓋攤位內展品、靜態展品收納至該展櫃下空間
3. 收拾攤位內所有瓶瓶罐罐飲料與垃圾
4. 謝謝當天參展同仁的辛勞

【展覽結束，撤展】

撤展是最頭皮發麻不過的事情，要撤展的那天，我通常在中午或下午一點多會聯絡貨運廠商，提因為外頭會大排長龍，如果貨車不要停那麼遠的話，建議他們早點出門。開始撤場的時候，所有的展品拆下打包，此時最重要的就是注意每一箱的東西有沒有遺漏，尤其是線材的部份。打包好後，將物資全都集中在同一、二區，有利於清點數量。通常展覽結束後，會花上一個半小時完成打包。當打包完畢的時候，可以感謝同仁們的幫忙，請他們先回去休息，當時大約下午五、六點。

由於車輛是不能開進來的，此時貨運/搬家的人會拖著油壓車與棧板來現場，物件一個個上棧板後拖走，由於一次只能拖走一個棧板，所以很耗時間，行銷人員留下來等待貨運司機輪番幾次將棧板拖到車上放，若是五六十件的東西，大約跑個三趟左右，再來就是會有超級多的人在等待貨梯與電梯，此時等待展品與物品拖運的時間又會耗掉一個多小時。等到最後一批物品被貨運公司拖走後，你就可以準備搭車或小黃，趕回你服務的公司，搶先回公司開門、等待貨運公司將貨送達你要的樓層，同樣的，又會再耗掉將近一小時。所以往往行銷人員撤場完畢那天已經是晚上八點多的事情。

(完)