【如何辦展？】15. 展品物資打包注意事項 (Packing)
在活動前夕，大多數事務已經完備，剩下就是展品與物資的打包。打包看似簡單，但還是有些地方得特別留意，好的打包可以讓你在佈展時順利，也能確保物資都有帶到。不然臨門一腳，如果這步沒做好，那就要哭哭了。
一、物資通常有哪些？
01. 雜物：文具組（粗/細麥克筆、剪刀、刀片數把、雙面膠、釘書機、釘書針、原字筆數隻、尺、便利貼、標籤貼紙等）、乾淨的油漆刷子、拭鏡布、抹布、垃圾袋、名片蒐集盒、資料袋、膠台、封裝膠帶、問卷、名片架、業務名片、手寫板（數個）、筆筒、壁掛架（視情況需求）
02. 動態展品：通常一套動態展品就單獨一件或一箱
03. 靜態展品：通常為數個不需插電的產品，可匯集成箱
04. 設備：如螢幕、鍵盤、滑鼠、線材（HDMI / DP cable / power code）、變壓器等
05. 文宣品：型錄 / 冊子 / 傳單 / DM
06. 贈品：廣發用、VIP/媒體用
07. 提袋：廣發用（第 05 ~ 07 項，延伸閱讀：【如何辦展】12. 文宣品與贈品用途及規劃）
08. 遮布與大夾子：六～八塊布
09. 推車：一台
10. 型錄架：如果你有購買可重複使用的型錄架時，記得攜帶
當然，物資不可能只有像上述的編號只有 10 箱，光動態展品、文宣品、贈品、提袋這些物資往往好幾箱，在台北國際自動化工業展中，曾經我打包共計 62 件物資，使用了三個棧板承載。花上一整天打包與製作文件。
我大略說明一下上述 10 項物資的用途。文具中的刀片最好有數把，刀片除了文具箱裡有，也最好隨身帶在身上兩三把（未在箱子中，放在身上），因場佈的時候要開箱用，全包到箱子裡就沒刀子開箱了。而釘書機也要好幾把，因秀展期間問卷蒐集，隨時有不同的業務會需要釘書機，將客戶的名片釘在問卷上，因此，釘書針也要準備充足。而原字筆則是提供問卷填寫時使用，最好是你們有訂製印有公司Logo的原字筆，隨著客戶填寫完問卷後，可以直接贈送讓他帶走。
乾淨的油漆刷子不是用來刷油漆，而是檯面上或是展品上有髒汙，可以刷掉灰塵與木屑。方面每日早上開展前的清理工作。拭鏡布的話，如果你的展品有觸控螢幕或帶有鏡面的東西，拭鏡布可避免表面刮傷，並且擦拭後比較不會留下毛屑。垃圾桶通常攤位設計商會提供（借你），但垃圾袋的話你可以準備一下，會便於維護攤位的整潔。抹布也是同樣的道理，有時候攤位內會打翻水，或是洽談區的玻璃桌面常留有手印，維護清潔上可以讓攤位看起來乾淨整潔。
業務名片務必要帶到，辦展前會向業務單位索取所有業務的名片（盒裝），統一把所有業務名片代到現場。由於每天站展的人不同，因此當天只要放上有站展的業務名片即可，無需全數都擺放出來。名片架用來放置業務名片，名片蒐集盒用來投放＂無用＂的名片，因有效的名片往往都已經被釘在問卷左上角。再來就是問卷填寫需要的手寫板，最好準備 8 到 10 個（以 8 個攤位來說，一天站展的人員大約 9 - 12 名）。
之前，我辦展時沒有準備「筆筒」這個項目，近年我開始準備，覺得有筆筒真的好用很多，除了讓檯面上乾淨整齊，不會亂糟糟一團，筆筒也方便業務與各個蒐集問卷的人員以最快的速度取用筆。而＂資料袋＂我會準備 四 個，如果你展覽有 四 天就是準備 四 個，用來裝每天蒐集回來的問卷，因此四天就有 四 袋，資料袋的外頭我會用可撕貼的標籤，寫下是第幾天、多少問卷，方便立即辨識。而壁掛架則是有備無患，尤其你若是有壁掛螢幕的需要時。膠台我會準備 兩 、三 個，封箱膠帶我會準備個 六、七 個，不用說，就是撤場打包封箱用。
遮布與大夾子是用來每天散場時遮蓋展品的布，如果你們有桌巾，桌巾也可以拿來充當遮蓋展品的布，有時候需要大夾子固定，因此關於布的部分我會準備 六 到 八 條大布，這布除了桌巾之外，你有需求的話可以詢問攤位設計商是否能幫你準備。不過不是所有的攤位設計商都會提供，一開始我使用的Ａ 設計商他們自動提供給我，後來的 Ｂ 設計商沒有提供。至於型錄架，我這邊指的是平時大家比較會用租賃方式的器材，我們因一年好幾場活動，租一次要一筆費用，購買一組豪華型摺疊式雙面型錄架，費用大約三千多元，可以用好幾年、好幾場，因此購買兩組反而可以節省費用。
圖片為示意圖，我們買的像這款，一樣提供手提箱收納，很好架設且外型美觀。
二、Packing List裝箱清單文件：
Packing List裝箱清單的欄位包含：箱號（C NO.）、物件名稱（Item）、物件說明（Description）、數量（Quantity）、單位（Unit）、淨重（Net Weight）、毛重（Gross Weight）、箱子尺寸（Dimension）。
如下圖為範例：
有關 Packing list 的範例與表格，請至「下載專區」download。
裡頭的淨重是扣掉箱子的重量，而毛重則是箱子與內容物的重量。通常我們打包好後，會連同箱子一起稱重，稱得的是毛重；而淨重的話，小紙箱扣 0.5 公斤、中紙箱扣 1 公斤、大紙箱扣 1.5 至 2 公斤，淨重抓個大概即可。記載重量與尺寸，與運費的計算有關，而費用的計算是由貨運公司那邊根據你的資料會算給你。
箱子尺寸的部分，切記一定要將單位標示清楚，曾經有產品部門提供展品尺寸給我，上頭沒有標示尺寸，由於往往我們以公厘標示，結果對方給的是公分的數值，當然就有 10 倍尺寸之差，直到拿到實際物品時，驚覺怎麼會那麼大，因此在給予他人尺寸數值時，切記一定要將單為標記清楚。
對於展品的寄送，於物件說明（Description）的欄位必須要註明是 Marketing Demo Sample，尤其海外參展的話，需明列為非買賣的產品，不然會被海關課稅。數量的部分也得確實，不然在海關抽檢的時候發現數量不對，海關很有可能將物品扣留下來。如果在國內參展，就沒有那麼大的問題。
再來就是打包完成後，各個箱子外頭要貼上麥頭，麥頭上標示公司名、送達地點、箱號/共幾箱（__ of __ Box）；除了麥頭，我會在箱子上再貼內容物的條子，這可方便在展場拆箱時，更迅速地找到物品，也方便將尚未開箱的物品放置到所屬的展示區。
(完)