擁有了上述主題、講題、講者、議程表、活動時間與地點後，即可開始製作活動網頁/活動說明頁（Landing Page），同時建置報名表單（Registration Form），報名系統上基本要有姓名、電話、Email、公司、部門、職稱等資訊。

除了活動網頁之外，活動通常會透過EDM來廣發招生，EDM我認為一定要有。另外，公司官網首頁放置Banner，導到（或說Link to）活動網頁/活動說明頁（Landing Page），如果你有買其他媒體網站的Banner廣告，當然也是需要製作的廣宣素材。除了透過公司既有的Database去邀請客戶之外，更重要的是新的聽眾，這部份就需要媒體或公會協會代發EDM，這部份也就是所謂的媒體購買／媒體採購（Media Buying）的部分，因此研討會活動的預算，場地茶點的費用佔很大塊之外，最大塊的預算還是在廣宣與活動招生上。

1. Banner：放在網站（Website）上或電子報（e-Newsletter）裡，連結到活動網頁 (Landing Page)。
2. EDM：每家媒體的尺寸不同，但大多是800px寬，手機可讀的尺寸大約720px，至於長度通常沒有限制。
3. Landing Page：活動說明頁面/活動網頁，內容會有──活動簡介、議程表、報名表單、注意事項、交通方式、主辦單位/協辦單位的Logo等。
4. Text Ads（文字廣告）：有的媒體有銷售「文字廣告」的服務，也就是在限定文字字數內提供一段標題或文案，例如台灣媒體DIGITIMES有這項服務。
5. PR（新聞稿）

1. 評估自己有多少預算可進行廣宣？

2. 根據你的研討會主題、以及您想邀到的目標對象，尋找合適的媒體

3. 詢問想要購買的媒體其廣告方案與報價、有多少Database、可以發佈的檔期

4. 簽訂委刊單/報價單，確定廣告發佈日期

5. 跟媒體取得廣告規格 (尺寸/檔案大小/檔案類型/廣告素材提交日)

6. 廣告素材提交：EDM的HTML檔與Email寄發主旨；Banner圖檔與連結的網址

7. 媒體測試信：通常在發佈前兩天，少數媒體在發佈前七天

當你完成媒體購買後，後續要更注意的是什麼時候該給哪家媒體廣宣素材，因為每家媒體的供稿期限不同，供稿後還需要發測試信，如果測試後有問題，還要回稿修改與解決問題等。因此，這階段除了要趕在媒體廣宣時程前將文案、主視覺、EDM、Banner、文字廣告、發送的Email主旨等內容備妥、設計好；還得注意媒體購買後，哪些時間要供稿、測試、發布。

新聞稿（PR）的話就視情況而發，並非一定要有，如果你所舉辦的這場研討會充滿新聞價值，我覺得可以多加利用，活動前的新聞稿主要為了招生，活動後的會後報導，讓話題更延續，同時也增加品牌曝光度。

為了掌握各個廣告的發佈時程，我會製作一張廣宣計劃表（Promotion Plan），這張表可以放在活動企劃書中，下表提供參考：

※ 備註：如果活動現場有主視覺的佈置物，如海報、易拉展(易拉寶)、講桌板、形象牆/背板、桌花等，也一併於這個階段設計與準備。

下面我用一張圖說明廣宣素材的準備到發佈，作為上述文字的總彙，讓您可以比較一目了然的方式檢視：

(End.)