場地的訂定是一場研討會優先要執行的事。根據你的目標人數和展品的多寡，決定要多大的場地，場地的大小與等級，外加舉辦的時間、天數與是否有分場，講者陣容多堅強，規模就有多大。
大多數座位採教室型（聽眾面向前方，有桌有椅），通常如果人數超出所增加的椅子，或是活動中聽眾比較無須筆記等，會使用到劇院型（聽眾面向前方，無桌子的配置，僅提供椅子）。如果是座談會的形式，人數36人以內者，座位形式可調整成馬蹄型或ㄇ字型。若是類似像教育訓練，有需要分組討論的，又以四張IBM桌(或其他桌型)排成田字為幾個小組的討論型桌椅。
考量參加者的舒適度與觀感，教室型的座位排法優於劇院型，且是最多研討會場合使用的座位安排模式。劇院型的模式通常是我活動人報名狀況過於踴躍，我才會考量在一場教室型為主的活動中，勉強撤掉後面幾排的桌子，後方改為劇院型的模式 (教室型與劇院型參半)。
如果活動以產品技術推廣、找到潛在客戶，一般來說，在經費有限的情況下，一些會議中心的場地即可滿足需求，若以半天、人數120-200人的場地來說，這些場地的費用大約落在2萬至5萬之間，例如：台北國際會議中心、台大醫院國際會議中心、集思(系列)會議中心、集思交通部會議中心、犇亞商務會議中心、台北矽谷國際會議中心、中華經濟研究院、金融研究院...等，這些場地是蠻適合科技與金融產業（但金融產業更多是在飯店或聯誼廳舉行）。有些產業比較偏向藝文類的，使用的場地可能更為多元，包含像是YOUR SPACE、華山藝文中心、松菸誠品多功能展演廳...等。
活動規模除了人數的考量之外，也涉及你的活動目的與層級，如果含帶了品牌印象的提升，或是講師的陣容結合來自許多領導品牌企業中高階主管、政府官員、或產業與學術研究單位等，研討會主題所切的面向涵蓋趨勢分析、市場觀察、新技術、解決方案、應用案例等，豐富多元且完整者，或是主軸下涵蓋「分場主題」(聽眾可以跑場選擇想聽的部分) 時，場地拉到飯店舉行較為妥當。有些外商企業如甲骨文（Oracle）看重品牌經營，不論活動目的僅為解決方案的推廣、找尋潛在客戶等，活動場地絕大多數於飯店中舉行。
當然，在場地費上將比在會議中心多三到四倍，因在飯店中舉辦活動，往往茶點與中午用餐必須與飯店的餐飲部綁定，費用上拉高不少。你可以選擇走出盤裝茶點，讓聽眾們自行取用，或走專案式論人頭計算餐點費用，如此每人的費用則是涵蓋餐點與場地費。大多數飯店推廣的是專案式報價，但我覺得實際上還是要回到您的需求來評估。
選擇場地除了費用的考量外，從下述幾項評估：地理位置、交通到達的方式（對聽眾的方便性）、場租價格、提供的設備（多少麥克風、是否要自備投影機等）、茶點種類與費用以及便當費用（若場地為飯店則須納為評估）、會議廳格局（方正？長條？含柱子？）、座位型式（是固定式桌椅？人數暴增時可加椅子？階梯型？平面型？）、容納人數（座位型式之下的可容納上限）。此外，大多數場地不會有講師休息室、貴賓室，如果該場地有提供，可以作為加分的項目。
其他關於研討會場地租借的注意事項還包括哪些？
雖然是舉辦研討會，但如果有媒體採訪時，還要事先考量，採訪時該在哪邊進行，因主要場地為演講進行中，若是平面媒體（如報紙／雜誌）採訪，採訪時記者有需要寫稿、打字、記錄的考量，而且採訪時間往往需要半小時至一小時，有個私人安靜的空間較為妥當。
許多科技產業的研討會中，於走廊或是會議廳後方空間，會有動靜態展品的展示，除了空間考量之外，現場的電力也是必要詢問的要項，特別是當展品需要220V的電力時，需要水電公司的幫忙，這時候要詢問場地是否有固定配合拉大電的單位，還是要自己找，以及是否可以提供這樣的電力、費用怎麼算。
再來就是要詢問場地業務窗口，能否提供展桌，展桌尺寸長寬有多少，是否有桌巾，普遍來說在飯店會免費提供，但記得我曾在台北矽谷國際會議中心舉辦活動，現場有六七套展品，場地提供IBM桌，詢問是否可以有桌巾讓展桌美觀些，桌巾須要另外租借，一條500元（印象中有兩種款式，價格好像不同）。
也由於科技產業的活動中會有動態展示，展品需要花時間安裝與測試，因此需要提早進場場佈的需求，因此除了研討會當下活動進行的時間需租賃，另外也要和場地業務提場佈需求。假設您是在下午舉辦研討會，上午則為場佈時間，大多數作為場佈用的場租為原時段費用的六折，實際上還是要依不同場的而定。
以下分享一些過去詢問過的場地資訊，方便有需要的人初步了解。
下表為台北舉辦一日研討會的飯店場租，上午 + 下午場，人數在150人以上的廳別之費用Range。由於資料有些時日，實際的費用還需以飯店提供的報價為主。
遠企的香格里拉廳是一個180人的場地，優點在於包整層，方便引導來賓動向。場地內無柱子遮擋聽眾視線，會議廳的型特別，視覺上易於營造氣勢、具焦；可使用空間多，展品統一於走廊上展示。位於市中心，捷運六張犁站步行8分鐘。但若人數超過180位，座位無法增加。
喜來登的福祿兩廳打通，場地方正，但廳內有柱，天花板豪華、氣派，但稍嫌老舊，場地空間很大，廳內後方可以放置展示品。地處市中心，距離台北車站頗近，捷運善導寺站2號出入口徒步一分鐘即可抵達，交通方便。不過他們的便當每個人要500元（稅後550元），活動規模越大，在供午餐的情況下，人數越多成本就挺驚人的。
萬豪酒店是一間較新的飯店，設備與環境相對其他飯店來說非常新，挑高的空間與設計顯得豪氣，氛圍很好。此場地有利於內科和南港科學園區的來賓交通往返，但不利於大多數非此區域活動者。知名領導廠牌如NVIDIA、Intel等廠商使用過這場地，採用包整層的方式，在不同廳別辦分場的研討會子題，外頭的走廊則為各家廠商的展品擺設。
台北美福大飯店設備新，由於成立不久的關係，業務也相對積極，會比較好談條件。與萬豪酒店的問題一樣，對內科和南港科學園區的來賓來說，交通方便，但若以台北車站為中心點，其距離與交通對大多數人來說比較不便，外加內湖的交通比較塞，對開車族來說稍嫌困擾。但這個場地空間大，除了演講、聽講之外，多餘的空間想做其他用途算是方便運用。
君品酒店位於台北車站附近，交通四通八達，可以說十分便利。上圖為「亮」廳，可容納到240人。5米挑高大廳以及天花板垂墜的金屬材質，呈現古典法國情調，宛如巴黎歌劇院，但場地的氛圍比較不適合科技產業舉辦研討會，金融業若招待VIP等級客戶且活動性質比較是建立關係的目的，我想是可以參考，或是比較時尚流行產業如美妝保養、精品、品酒會等產品發表活動，可以考慮這個場地，貴氣很足。
在台中市區的飯店場地，活動人數在50人左右，與100人左右的場合，我僅羅列曾經詢問過的場地：
咖啡色系表格所show的是幾個台中飯店場地，某些活動是抓50個人，我當時評估之下，建議選擇之順序：裕元花園 >永豐棧C廳 >永豐棧哈佛廳 > 長榮桂冠，理由在於三個地點的交通皆便利，且皆離辦公室位置近，對工作人員來說這三個場地都OK。在幾個場地費用差距不大的情況下，裕元花園酒店之場地費用較低，對從台北下到台中的工作人員來說較為方便，整體來說場地挺雅緻；永豐棧C廳場地較大，且較挑高，舉辦研討會較能營造氣勢感，擺放展示產品的空間具彈性。而長榮桂冠的場地較小，其與永豐棧酒店的場地，都走深綠色桌巾，會議室的風格相近。
上圖為台中永豐棧酒店的C廳與哈佛廳。
下圖為台中長榮桂冠酒店-桂冠廳。
上圖為台中長榮桂冠酒店-桂冠廳。
下圖為台中裕元花園酒店西側包廂。
若以人數超過百人的場地，長榮桂冠的桂冠廳或裕元花園酒店的溫莎廣場，都是可以參考的選項。以這兩個場地來比較，我覺得剛好符合不同需求的人：如果您的預算有限，活動也中規中矩路線，長榮桂冠的桂冠廳質感屬於傳統而穩重，應該還蠻契合與滿足需求；若是您預算足夠，裕元花園酒店的溫莎廣場是很棒的場地，主要是挑高的場地並環繞透明玻璃窗，有大量的自然採光，從氣勢面與心情的開闊感都很俱備，走廊間也有足夠空間擺設不少展品。
裕元花園酒店會議場租價目表 (含設備費用、場地容積資訊)：http://www.windsortaiwan.com/tw/rental
永豐棧酒店，會議廳報價與設備費用無法在網站上瀏覽，只能透過留下預定哪間場地，業務與您連絡來取得報價，該聯絡網址：http://taichung.tempus.com.tw/meeting/
台中長榮桂冠酒店，會議場租價目表與場地資訊，我覺得相較上方兩者場地資訊完善且完整，場地照片也很清楚，不需要等待業務回覆內容才能了解：
https://www.evergreen-hotels.com/branch2/conferences/?lang=zh-TW&d1b_Sn=5
其餘，還有新竹與台南的場地。以新竹來說，相比較的是新竹喜來登與老爺酒店，後來選擇新竹竹北的喜來登主因交通之故，位於高鐵附近且也臨近交流道，外加飯店相較新竹老爺酒店來得新些，因而選擇新竹豐邑喜來登。新竹豐邑喜來登大飯店會議/宴會專案，網路上無法查詢有哪些會議廳、容納人數、照片、價格等資訊，必須電話洽詢專線：(03)620-6000轉宴會業務才能得知，下表中有我曾經詢價過的新竹喜來登會議廳資訊，如果符合您的需求就參考看看吧。
而新竹老爺酒店的好處，在於位於新竹竹科園區附近，且是距離工研院最近的一家飯店，如果您鎖定研討會的目標族群在那，那麼新竹老爺酒店會優於竹北的喜來登。
新竹老爺酒店會議場地價格表、設備費用：
新竹老爺酒店會議場地平面圖，但網站上無法看到會議廳的照片，需向業務窗口洽詢場地照片：http://www.hotelroyal.com.tw/upload/cms/201401/2014012217181700100111.bmp
圖說：新竹豐邑喜來登 - 謙卑廳/恩惠廳/信實廳，三廳打通採馬蹄型座位可達30位
而台南大億麗緻酒店是台南比較豪華氣派的會議場所，我使用過巴黎廳與紐約廳兩間的打通，這兩廳的大小差不多，以馬蹄型來安排坐位可達36個左右。網路上可以查到的價格費用只有會議專案(含餐點)，半日會議專案：每人NT$1,090+10%，全日會議專案-每人NT$1,490+10%，如果單純要看場地多少錢的話，還是得打電話詢問業務單位。以我當時租賃紐約廳加巴黎廳打通的情況下，平日下午的場地費NT$13,000 - 15,000元 (視優惠折扣)。
接下來，非飯店的場地，如國際會議中心、商務會議中心等，我就簡單地用比較表列出曾經詢問過的資訊，整理如下，同理，實際的價格還是請洽詢場地人員，因曾經尋求的報價有的已經歷時幾年，怕有些場地調整費用。
台北國際會議中心(貿協)：http://www.ticc.com.tw/main_ch/confSearch.aspx?uid=140
台北矽谷國際會議中心：http://www.kticc.com.tw/service
臺大醫院國際會議中心：http://www.nthcc.com.tw/
犇亞商務：http://www.pcbc.tw/conferenceCenter/conferenceCenter.html
富邦國際會議中心：http://www.fubonrem.com.tw/Conference/A01.asp
集思會議中心(系列)：https://www.meeting.com.tw/
上列的比較表為「臺大醫院國際會議中心」的三個適合百人以上的研討會場地，通常這三個場地外頭可以放置到3-4套Live Demo，會議廳的部份我的優先順序選擇為：301 > 401 > 402AB。前兩者為階梯固定式座位220個，由於階梯之故，因此廳內有挑高，視野比較廣闊，座位坐起來也比較舒適，有利聽眾久坐。而402AB的話，它屬於平面式，如果要臨時加椅子或撤掉幾張桌子改後方劇院式，會比較彈性使用，但缺點就是天花板非挑高而感覺相對壓迫。
台北國際會議中心是我內心首選的場地 (以國際會議中心來說，非飯店)，主因地理位置屬於最常有商務、科技、金融產業人員常蒞臨之處，會議廳的類型、可容納人數的廳別多，但最大的缺點就是因為太搶手了，即便我已經好幾個月前就去預訂，但往往都鎩羽而歸，好像從來沒有訂成功過。
至於台北矽谷國際會議中心，其實場地還不錯，舉例2B國際會議廳來說，長方型的場地教室型可容納180個坐位，還有多的空間可以擺設展品，由於長方型的空間，整間會議室有3+1面(4面)的超大型投影布幕，不論你要在短邊還是長邊作為講台(正前方)都可以，挺隨心所欲。此外，場地費用很超值。比較可惜的是，它離市中心較遠，在捷運大坪林捷運站4號出口徒步兩分鐘即可到達 (就在捷運對面)，前一站是台北市的景美站。
圖說：台北矽谷2B國際會議廳，教室型可納180個座位，優點提供四個大投影布幕。
上圖：台北矽谷 2A 國際會議廳，席次103席，優點在於很專業且三面自然採光，缺點就是固定式座位而且只有103席，研討會往往人數超過百人，因此這個場地我認為比較適合內訓或內部會議、經銷商會議等用途使用。
(暫時Ending，未來若有其他資訊再補充進本文)